速達軟件辦公管理文件審批操作指南
日期：2021/07/28 來源：速達軟件辦公管理文件審批操作指南
速達軟件辦公管理文件審批操作指南
日期：2021/3/1 10:33:54 來源：深圳市麟壹科技發(fā)展有限公司
一、 功能簡介
速達軟件中企業(yè)在日常辦公時需要審批文件，必然都要經(jīng)過一個相對固定的流程，在前面我們已經(jīng)預設了審批的一些類別和模板，接下來就可以通過“文件審批”功能來處理日常辦公申請和審批工作。具體包括了用戶選用文件模板編輯待審批文件，提交文件，流程中指定的人員進行審批，或者委托他人代理審批，查詢審批情況等功能。
二、 操作路徑
「電子商務」→「辦公管理」→「文件審批」。
窗口左側(cè)按照分類列出了所有的過濾條件（包括用戶自行增加的），用戶可以單擊相應的名稱來查看有關的數(shù)據(jù)。下面予以簡要的說明。
起草文件：指當前操作員已編制完畢尚未提交的文件；
我未查看文件：指審批流程執(zhí)行到當前操作員時，該操作員尚未打開過的待審批文件；
我待審批文件：指審批步驟已輪到當前操作員，并且審批期限大于當前系統(tǒng)日期的尚未審批的文件；
我已審批文件：指當前操作員審批的，且狀態(tài)不是“完成”的所有文件；
辦理中文件：指審批步驟中涉及當前操作員的，審批狀態(tài)不是“完成”的文件；
審批完成文件：指審批流程中涉及當前操作員的，審批狀態(tài)是“完成”的所有文件；
催辦文件：指審批期限小于等于當前系統(tǒng)日期，并且是由當前操作員起草或待審批的文件。
操作指南
編輯一個待審批的文件時，單擊上述窗口的[編輯]→[新增]，打開‘文件審批編輯’窗口；其中提供了4個頁面：文件審批、審批流程、文件內(nèi)容、審批意見。
（一） 文件編輯
1. 單號：請手工錄入；
2. 主題：請手工錄入；由業(yè)務端發(fā)起審批時，默認該業(yè)務單據(jù)名，不可修改；
3. 緊急程度：系統(tǒng)提供特急、緊急、普通三個選項，由用戶選擇，系統(tǒng)默認“普通”；
4. 申請日期：系統(tǒng)默認當前日期，可以修改；
5. 申請人：系統(tǒng)提供員工基礎資料選項，由用戶選入；由業(yè)務端發(fā)起審批時，默認單據(jù)的業(yè)務員；
6. 審批期限：系統(tǒng)提供日期選擇項，默認為空；
7. 引用期限：系統(tǒng)提供日期選擇項，默認為空；
8. 審批類別：由用戶選擇的審批模板代入，不可以修改；
9. 審批模板：系統(tǒng)以列表的形式，將審批模板基礎資料顯示出來，供用戶選擇，文件狀態(tài)是“起草”時，此項可修改；否則不再允許修改模板；
10. 狀態(tài)：系統(tǒng)提供“起草”、“待審批”、“審批未通過”、“審批通過”、“完成”五種狀態(tài)，新建文件時，系統(tǒng)默認為“起草”。下面對每個狀態(tài)予以簡要說明：
起草：當文件由用戶起草并保存草稿時，文件狀態(tài)為“起草”，起草狀態(tài)的文件可修改；
待審批：當文件被提交審批后，文件狀態(tài)為“待審批”，待審批狀態(tài)的文件內(nèi)容不可修改，可修改審批流程；
審批未通過：當文件有某步驟審批不通過時，文件狀態(tài)為“審批未通過”，并停止向下一步遞交，系統(tǒng)視同完成，此狀態(tài)的文件不可再做任何操作；
審批通過：當文件最后全部審批通過時，文件狀態(tài)為“審批通過”，在此狀態(tài)下，最后一個審批人可進行反審批操作；
完成：當最后審批人審批通過并作完成處理時，文件最后狀態(tài)為“完成”，完成狀態(tài)的文件不可再作任何操作；
11. 操作員：當前操作員，不可修改。
（二） 審批流程
用戶可對流程中尚未執(zhí)行的流程步驟修改，系統(tǒng)按修改后的流程執(zhí)行；
（三） 文件內(nèi)容
由審批模板帶入，申請人可以修改；當由業(yè)務端申請審批時則為空，不可修改。
（四） 審批意見
系統(tǒng)將已審批步驟、事項、審批人、審批意見等顯示出來，“處理結(jié)果”即為“同意”或“不同意”；
（五） 其他功能
系統(tǒng)為了方便用戶編輯、查看審批文件，還提供了其他一些常用的功能。
1. 查看單據(jù)：當審批文件是由業(yè)務端發(fā)起時，操作員可通過“查看單據(jù)”功能，查看被引用過程，系統(tǒng)以列表形式體現(xiàn)，可穿透到相應的業(yè)務單據(jù)，不可修改；在新增和由OA端起草的文件中此功能處于隱藏狀態(tài)；
2. 保存退出：每次對文件進行操作后都應進行保存，文件將自動顯示為相應的狀態(tài)，如提交前的文件顯示為“起草”狀態(tài)，同時，該文件將在當前操作員的“起草文件”目錄中列示，提交后顯示為“待審批”狀態(tài)，依此類推。當文件狀態(tài)為“完成”或“審批未通過”時，此功能處于隱藏狀態(tài)；
3. 保存新增：對編輯好的文件進行保存，然后繼續(xù)增加新的文件，同時，該文件將在當前操作員的“起草文件”目錄中列示，當文件狀態(tài)為“完成”或“審批未通過”時，此功能處于隱藏狀態(tài)；
4. 提交：將編輯好的文件予以提交后，文件狀態(tài)改為“待審批”，并按審批步驟列示在審批人的“我未查看文件”目錄中，此功能只在文件處于“起草”狀態(tài)時顯示可用；
5. 取消：指不保存對文件進行的任何操作，并退回到列表窗口；
6. 審批：當審批文件提交，或流程執(zhí)行到當前操作員，并且操作員在“我未查看文件”或“我待審批文件”目錄中打開文件編輯界面時，顯示此功能，單擊此按鈕，系統(tǒng)提供文件審批窗口供用戶編輯，當文件狀態(tài)是“完成”或“審批未通過”時，此功能處于隱藏狀態(tài)；
（六） 審批編輯
操作員進行審批時，系統(tǒng)打開‘審批編輯’窗口，要求用戶批注意見。
1. 審批人：默認為當前操作員，不可修改；
2. 審批日期：默認為當前日期，不可修改；
3. 審批意見：由用戶手工輸入；
4. 說明：系統(tǒng)提供“同意”、“不同意”、“返回”、“反審批”四個功能；其功能分別為：
同意：操作員點擊“同意”，系統(tǒng)即按流程執(zhí)行下一審批步驟，系統(tǒng)同時將該文件由“我未查看文件”轉(zhuǎn)到“我已審批文件”中列示；如該步驟是流程中的最后審批步驟，系統(tǒng)提示“是否完成審批”，選擇“是”則該文件審批狀態(tài)變?yōu)椤巴瓿伞?，可被業(yè)務單據(jù)引用，同時該操作員不可再取消審批，并列示在“審批完成文件”目錄中；選擇“否”則系統(tǒng)只改變該文件審批狀態(tài)，由“待審批”改為“審批通過”，并在“我已審批文件”中列示；
不同意：操作員點擊“不同意”，系統(tǒng)不再按流程執(zhí)行下一審批步驟，視同該文件審批完成，但不能被單據(jù)引用，同時將文件審批狀態(tài)改為“審批未通過”，同時列示在“審批完成文件”目錄中；
返回：對操作員編輯的審批內(nèi)容不予保存，退回到上一窗口；
反審批：當前操作員對文件尚未審批或當前操作員已審批并且下一步驟審批人已審批或文件審批狀態(tài)為“完成”時，此功能處于隱藏狀態(tài)；當前操作員需要重新對已審批的文件進行審批，在下一步驟審批人未審批的情況下，可以在“我已審批文件”中打開該文件進行“反審批”。
提示
－審批人不能修改文件的內(nèi)容，只能簽注審批意見；
－審批人可對待審批文件的審批流程中，尚未執(zhí)行的流程步驟或?qū)徟诉M行增加、刪除操作，待審批文件將按新流程執(zhí)行，修改后的流程不覆蓋相應的流程基礎資料；
－委托人不能處理已委托的事項，只能夠查看委托文件的審批情況；
－如一個審批步驟有多個審批人時，文件提交審批或按審批流程執(zhí)行到此步驟時，系統(tǒng)將待審批文件同時顯示在這一步驟中所有審批人的“我待審批文件”中；
－一個審批步驟有多個審批人時，當其中一人審批后，系統(tǒng)視同該步驟已執(zhí)行，按流程自動執(zhí)行下一審批步驟；
－同時，系統(tǒng)將該文件由“我待審批文件”中，轉(zhuǎn)到實際審批人的“我已審批文件”中，對同一步驟的其他審批人，則轉(zhuǎn)到“辦理中文件查詢”；
－在OA模塊起草的文件必須是完成狀態(tài)時才能被單據(jù)引用；
－被單據(jù)引用的審批文件不可刪除；
－文件未被下一步審批前,允許最后審批的操作員取消審批，當最后一個審批步驟審批后，審批狀態(tài)不是“完成”時，審批人也可進行取消審批操作；
－由業(yè)務端申請審批時視同即時引用，引用時將文件單號填于業(yè)務單據(jù)的審批文件號上；
－由業(yè)務端發(fā)起的審批文件，不再提供到業(yè)務單據(jù)的審批文件選擇項中；
－當文件由業(yè)務端發(fā)起審批時，系統(tǒng)自動生成文件的主題、申請日期、時間、單號等，按照單據(jù)對應審批模板的審批流程提交審批；
－當由業(yè)務端發(fā)起審批時，如刪除業(yè)務單據(jù)，則相應的審批文件也刪除；
－如業(yè)務單據(jù)作廢，則由其發(fā)起的審批流程不刪除，可繼續(xù)按審批流程執(zhí)行；
－審批期限不能小于申請日期，引用期限不能小于申請日期；
－未審批文件的審批期限小于等于當前日期時，將文件在當前步驟審批人和提交起草文件操用員的催辦文件列示；
－文件的審批期限為空時，視為長期有效；
－引用日期小于當前系統(tǒng)日期時，審批文件不可被單據(jù)再引用，引用日期為空時，則長期有效；
－在審批文件中，點擊“查看單據(jù)”功能鍵，可以查看到被引用過程；
－未在賬套選項定義單據(jù)與審批模板的關聯(lián)關系時，在業(yè)務端不能發(fā)起審批。
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